دکتر علیرضا زارع زیدی
کوچ و مشاور منابع انسانی
کوچ و مشاور منابع انسانی
برای تبدیل شدن به یک رهبر مؤثر، باید هنر تفویض اختیار را یاد بگیرید تا از کارهای جزئی فاصله گرفته و بر هدایت تیم تمرکز کنید. این فرآیند نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه باعث رشد مهارت‌های کارکنان و تقویت روحیه تیمی نیز می‌شود. تفویض مؤثر بر پایه اعتماد، شفافیت و تعیین دقیق مسئولیت‌ها شکل می‌گیرد. با واگذاری درست وظایف می‌توانید تأثیر بیشتری بگذارید و محیطی کارآمدتر خلق کنید.
در این مقاله، به بررسی مفاهیم کلیدی مانند تفویض اختیار، اهمیت آن در مدیریت، مراحل تفویض مؤثر، مزایا و موانع این رویکرد خواهیم پرداخت.
تفویض اختیار به معنای واگذاری بخشی از وظایف و تصمیم‌گیری‌ها به اعضای تیم است تا بتوانند کارها را به طور مستقل و مؤثر انجام دهند. هیچ مدیری نمی‌تواند همه کارها را به تنهایی انجام دهد، بنابراین وظایف را بین افراد توانمند تقسیم می‌کند.
در این فرآیند، مدیر یک مسئولیت مشخص را به فردی می‌سپارد و او را در قبال انجام آن مسئول می‌داند. برای موفقیت در این رویکرد، فرد باید اختیار لازم برای تصمیم‌گیری و اجرای وظیفه را داشته باشد. تفویض اختیار زمانی مؤثر است که به افزایش کارایی، تقویت اعتماد متقابل و بهبود عملکرد تیم منجر شود.
در سازمان هایی که تفویض اختیار انجام نمی شود، قطعا برای مشاغل کلیدی فرایند جانشین پروری هم انجام نشده است. در چنین حالتی نیروهای کلیدی دانش سازمان را به گروگان می گیرند.
در این کلیپ دکتر علیرضا زارع زیدی به یکی دیگر از عوارض عدم تفویض اختیار اشاره کرده است.
برای نشان دادن نمونه های عملی تفویض اختیار فرض کنید یک مدیر پروژه در یک شرکت فناوری می‌خواهد یک نرم‌افزار جدید طراحی کند. به جای اینکه خودش به تنهایی همه کارها را انجام بدهد، وظایف مختلف را به اعضای تیم تفویض می‌کند.
مثلا، یک نفر مسئول طراحی رابط کاربری می‌شود، دیگری مسئول کدنویسی، و فردی دیگر مسئول تست و بررسی کیفیت نرم‌افزار خواهد بود.
در این روش، مدیر پروژه کلیات را هدایت می‌کند و روی پروژه نظارت دارد، اما به اعضای تیم استقلال می‌دهد تا وظایف خود را انجام دهند و تصمیمات لازم را بگیرند. این باعث می‌شود که تیم سریع‌تر و مؤثرتر کار کند و اعتماد بین مدیر و کارکنان افزایش یابد.
تفویض اختیار نقش بسیار مهمی در مدیریت دارد. زیرا به بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. هنگامی که مدیران بخشی از مسئولیت‌ها را به دیگران واگذار می‌کنند، می‌توانند تمرکز خود را بر روی امور کلیدی و استراتژیک بگذارند و از ورود به جزئیات پرهیز کنند.
این کار به کارکنان فرصت می‌دهد که استقلال بیشتری در انجام وظایف خود داشته باشند و مهارت‌هایشان را تقویت کنند. همچنین موجب افزایش اعتماد بین مدیران و کارکنان و بهبود روابط درون تیمی می‌شود.
این رویکرد نه تنها به تسریع در انجام وظایف کمک می‌کند، بلکه فرآیند تصمیم‌گیری را ساده‌تر و سریع‌تر می‌سازد و در نهایت، عملکرد تیم را بهبود می‌بخشد.
سه عنصر اصلی در این فرآیند شامل اختیار (قدرت)، مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی می باشد.
به طور خلاصه، اختیار به فرد اجازه می‌دهد تصمیم بگیرد، مسئولیت‌پذیری از او می‌خواهد که وظیفه را به درستی انجام دهد و پاسخگویی او را ملزم می‌کند که در قبال نتایج کار خود پاسخگو باشد.
تفویض اختیار در صورتی که به درستی انجام شود، می‌تواند بسیار مفید باشد. اما اگر به اشتباه و بدون رعایت اصول انجام شود، می‌تواند به سازمان آسیب بزند. بنابراین، مدیران باید اصول تفویض اختیار را به خوبی یاد بگیرند.
قبل از توضیح مراحل تفویض اختیار، باید گفت که همه وظایف قابل تفویض نیستند. کارهای حساس یا مهم برای موفقیت بلندمدت شرکت باید توسط مدیران ارشد انجام شود. فقط وظایفی که روند مشخص و قابل تکرار دارند و نیاز به اطلاعات محرمانه ندارند، باید واگذار شوند.
به عنوان مثال، روابط با سرمایه‌گذاران و ارزیابی عملکرد کارکنان باید در دست مدیران اجرایی باشد، اما کارهای روزمره مانند وظایف عملیاتی و سازمان‌دهی رویدادها می‌توانند به مدیران میانی سپرده شوند.
از مهم‌ترین مزیت‌های تفویض اختیار به کارکنان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
تفویض اختیار مزایای زیادی مانند صرفه‌جویی در زمان، افزایش سرعت کارها و تقویت مهارت کارکنان دارد.
با این حال، برخی موانع باعث می‌شوند رهبران از سپردن وظایف به دیگران خودداری کنند. در ادامه به چند مورد از این موانع و راه‌حل‌های آن اشاره می‌کنیم.
گاهی مدیران فکر می‌کنند خودشان بهتر و سریع‌تر کار را انجام می‌دهند یا با مشغول نشان دادن خود، می‌خواهند تأثیرگذارتر به نظر برسند.
راه‌حل: کارها را واگذار کنید تا وقت بیشتری برای تصمیمات مهم داشته باشید. تفویض اختیار، بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد.
ممکن است احساس کنید کارمندان مهارت بیشتری در برخی حوزه‌ها دارند و این موقعیت شما را تضعیف می‌کند.
راه‌حل: به‌جای رقابت، نقش منتور را بپذیرید و رشد آنها را موفقیت خود بدانید.
اگر فکر کنید کارمندان نمی‌توانند وظایف را به‌درستی انجام دهند، ممکن است ترجیح دهید خودتان همه کارها را انجام دهید.
راه‌حل: به انتخاب‌های خود اعتماد کنید. از کارهای کوچک شروع کنید و به تدریج مسئولیت‌های مهم‌تر را بسپارید.
برخی مدیران تصور می‌کنند آموزش زمان زیادی می‌گیرد و ترجیح می‌دهند خودشان کار را انجام دهند.
راه‌حل: انتظارات و مسیر کار را شفاف و دقیق تعریف کنید تا نیاز به راهنمایی مداوم کاهش یابد.
برخی مدیران دوست دارند جزئیات همه چیز را زیر نظر بگیرند و همین باعث می‌شود تفویض اختیار نکنند.
راه‌حل: یک سیستم ارتباطی مؤثر ایجاد کنید تا کارکنان بتوانند با آگاهی و بدون نیاز به شما تصمیم‌گیری کنند.
تفویض اختیار یکی از مهارت‌های کلیدی مدیریت است که به افزایش بهره‌وری، رشد کارکنان و پیشرفت کسب‌وکار کمک می‌کند. این فرآیند باعث صرفه‌جویی در زمان، افزایش سرعت انجام کارها و ایجاد فرصت‌های جدید برای نوآوری می‌شود. بااین‌حال، موانعی مانند عدم اعتماد به کارکنان، ترس از کاهش جایگاه مدیریتی و تمایل به کنترل کامل امور می‌توانند مانع اجرای آن شوند. مدیران با شناخت این چالش‌ها و استفاده از راهکارهای مناسب می‌توانند تفویض اختیار را به درستی اجرا کنند.
کلیه حقوق مادی و معنوی وب سایت محفوظ می باشد. طراحی پارس اوستا
