دکتر علیرضا زارع زیدی
کوچ و مشاور منابع انسانی
کوچ و مشاور منابع انسانی
سکوت سازمانی یا Organizational Silence پدیده ای است که در آن کارکنان سازمان به دلایل مختلف از اظهار نظر در مورد مسایل سازمان خودداری کرده و سکوت اختیار می کنند. این روزها در بسیاری از سازمانها شاهد امتناع كارمندان از ارائه عقیده ها و نظرات خود در مورد مشکلات سازمانی هستیم و متاسفانه در سازمانها جوی به وجود آمده است كه اغلب موجب می شود كاركنان احساس كنند عقیده و اطلاعات آنان با ارزش نبوده و آنها را از صحبت كردن باز می دارد. اثرات مخرب سکوت سازمانی می تواند شامل پیامدهای منفی بر سلامت و رفاه کارکنان و همچنین مسائل بزرگتر برای سازمان مانند محدود شدن كیفیت تصمیم گیری های سازمای، كند شدن سرعت تحول در سازمان ناشی از بروز مقاومت كاركنان در برابر تغییر، عدم وجود بازخوردهای منفی در سازمان از سوی كاركنان و در نتیجه عدم توانایی سازمان در اصلاح خطاهای خود، كاهش رضایت شغلی كارکنان و .. خواهد شد. اما مدیران سازمان ها می توانند با شناسایی عوامل موثر بر سكوت سازمانی، گام های موثری در جهت از بین بردن موانع اظهار نظر كاركنان در سازمان ها بردارند. در این مطلب از مشاوره به بررسی سكوت سازمانی، انواع و عوامل سکوت سازمانی، پیامدهای ناشی از آن و اینکه چگونه سکوت سازمانی را بشکنیم، می پردازیم. ما را تا پایان همراهی کنید.
سكوت سازمانی را خودداری از بیان ارزیابی های رفتاری، شناختی و اثربخشی در مورد موقعیت های سازمان تعریف می كنند. به عبارت دیگر، سكوت سازمانی پدیده ای اجتماعی است كه کارکنان به طور هدفمند از اطلاعات و نظرات درباره سازمان امتناع کنند. سكوت توسط بسیاری از ویژگی های سازمانی تحت تاثیر قرار می گیرد كه شامل فرایند های تصمیم گیری، فرایندهای مدیریت فرهنگ و ادراكات كاركنان از عوامل موثر بر سكوت است. در تعریف دیگری، سكوت فقط به معنای سخن نگفتن نمی باشد بلكه می تواند به معنای ننوشتن، حاضر نشدن، نشنیدن و نادیده گرفتن هم باشد.
سكوت سازمانی را با توجه به انگیزه سكوت به سه دسته تقسیم می كنند. این سه انگیزه شامل كناره گیری، خودمحفاظتی و دیگرخواهی می باشد كه به ترتیب سبب بروز سكوت مطیع، سكوت تدافعی و سكوت نوع دوستانه می شود.
هنگامی كه اكثریت افراد، فردی را به عنوان ساكت نام می نهند، منظور آنها اغلب ان است که وی به طور فعال، ارتباط برقرار نمی کند. با این وجود ما مفهوم سازی از سكوت را به موقعیت هایی كه كاركنان ایده ها، اطلاعات و عقیده های مرتبطی را دارند ولی هنوز تصمیم به بیان آنها نگرفتند، محدود می كنیم. ما سكوت را نبود صرف آوا در نظر نمی گیریم بلكه به جای آن شكل های متفاوتی از سكوت كه بوسیله انگیزه ای متفاوت دركاركنان بوجود می آید را مطرح می كنیم. وقتی افراد در سازمان باور به آن داشته باشند كه نمی توانند تفاوتی ایجاد كنند، تسلیم هر نوع وضعیتی شده و به ارائه ایده ها یا پیشنهادات خود بطور فعال نمی پردازند. در نهایت سكوت مطیع شامل رفتاری عمدی و منفعلانه و خودداری از ارائه اطلاعات بر اساس تسلیم یا احساس اینكه تغییرات موثر فرای قابلیتهای گروه است، می باشد. از دلایل سكوت مطیع می توان موارد زیر را نام برد:
الف. باور نداشته باشد كه صحبت كردن بی فایده است.
ب. نا امیدی برای استفاده از توانمندی های شخصی برای ایجاد تغییر در سازمان
انگیزه این نوع سكوت، احساس ترس در فرد از ارائه اطلاعات است. هدف از سكوت تدافعی، حفظ فرد در برابر تهدیدات خارجی است. در واقع گاهی ممكن است افراد به دلیل محافظت از موقیعیت و شرایط خود (انگیزه خود حفاظتی) به خودداری از ایده ها، اطلاعات یا نظرات مربوطه بپردازد.سکوت تدافعی، رفتاری تعمدی و غیرمنفعلانه که به منظور حفظ خود از تهدیدهای خارجی به کار می رود. برخی از دلایل سکوت تدافعی عبارت است از:
الف. به دلیل آشفته شدن افراد
ب. ایجاد پیامدهای منفی برای خود
سومین نوع از سكوت كه هنوز در ادبیات مدیریت بطور جدی به آن پرداخته نشده است، سكوت نوع دوستانه است. این سكوت مبتنی بر رفتار شهروندی سازمانی است و عبارت است از بیان ایده ها، نظرات و اطلاعات مرتبط با كار با هدف سود بردن دیگر افراد در سازمان می باشد. به عنوان مثال یك كارمند می تواند تشریك مساعی و رفتار دیگرخواهانه خود را با عدم بكارگیری دانش تخصصی خود در نیل به اهداف سازمان نشان داده و در عوض این فرصت را به همكاران خود درسازمان عطا نماید. هم چنین سكوت نوع دوستانه می تواند شامل خودداری از ارائه اطلاعات، به دلیل حفظ ویژگیهایی همچون محرم اسرار بودن می باشد. ازدلایل سکوت نوع دوستانه می توان موارد زیر را نام برد:
الف: سود بردن از نظرات دیگران
ب. خودداری از ارائه اطلاعات به دلایل سری و محرمانه بودن
این مطلب را از دست ندهید: تجزیه و تحلیل شغل در سازمان بر عهده کیست؟
برخی عوامل مدیریتی و ساختاری سكوت سازمانی به شرح ذیر است:
پیشینه فرهنگی تیم مدیریت ارشد نیز می تواند بر باورهای آنان درباره كاركنان تاثیرگذار باشد. به طور کلی كلی سازمان هایی كه دارای فرهنگ قوی و توانمند هستند، كاركنان آنها نسبت به ارزشها و اهداف سازمانی احساس تعهد و مسئولیت می كنند. منظور از تعهد سازمانی پیوند و وابستگی روانی به سازمان است كه در آن احساس درگیر بودن شغلی، وفاداری و باور به ارزشهای سازمانی جای دارد. عهد سازمانی از برداشت كاركنان از عدالت توزیعی درون سازمان متاثر است. هنگامیكه آنان نتیجه کار خود را عادلانه ببیند، مشتاق ترند كه درمبادلات اجتماعی شركت كنند كه فراتر از انتظارات عادی از نقش انهاست. بدون شک پرورش و توانمندسازی مدیران در عملکرد و تعهد کارکنان تاثیر بسزایی دارد.
سبك رهبری مدیران هر سازمانی در نحوه برخورد كاركنان و ارتباطات فی مابین تاثیر زیادی دارد چرا كه بسیاری از كارمندان از خشم و برخوردهای مدیری كه از سبك آمرانه استفاده می كنند وحشت دارند و در چنین اوضاعی، افراد به خاطر ترس از عواقب كار، بر ضد خط مشی های گروه حرفی نمی زنند، آنان برای اینكه خوش بین به نظر آیند، حقایق را كنار می زنند. به عبارتی می توان بیان كرد كه سبك رهبری مدیر تاثیر زیادی بر رفتار سكوت كاركنان دارد یعنی افراد سعی در خرسند نگه داشتن مدیر دارند.
یكی از عوامل مهم كه ایجاد جو سكوت در سازمان ها را تسهیل می كند، ترس مدیریت ارشد از دریافت بازخورد منفی به ویژه از زیردستان است. چرا كه بسیاری از مدیران، از شرمندگی، تهدید و احساس آسیب پذیری یا عدم صلاحیت و شایستگی ترسان و گریزان هستند. بنابراین از شنیدن اطلاعاتی كه ممكن است نشان گر ضعف آنها باشد یا اقدامات فعلی آنها را زیر سوال ببرد، اجتناب می ورزند.
یكی دیگر از دلایل ایجاد سكوت سازمانی ترس از سرزنش مدیران و یا ایجاد سوء ظن در سازمان است. سكوت سازمانی در شرایطی كه گزارش كافی از اشتباهات احتمالی كارمندان وجود دارد و مدیر آماده سرزنش كردن و نسبت دادن اشتباهات به بی توجهی ها و عدم شایستگی كارمندان است، اتفاق می افتد. در چنین شرایطی هنگامیكه موضوعی برای اظهار نظر مطرح می شود و با توجه به بدگمانی ها و سوء ظن های ناشی از تلافی مدیران انتظار می رود، افراد سكوت كنند.
سکون در مسیر شغلی ارتباط نزدیكی با بی انگیزگی كاركنان دارد چرا كه در چنین وضعیتی آنها مجبور به انجام كارهایی می شوند كه به آنها علاقه نداشته و كم كم دچار ركود می شوند. بنابراین سكون شغلی منجر به ركود و توقف فرد شده و سكون فرد و به تبع آن سكوت سازمانی را به وجود می آورد.
6. ساختارهای سلسله مراتبی
ساختارهای سلسه مراتبی به طور خودكار از ارتباط آزادانه در سازمان جلوگیری می كند. ارتباطات از پایین به بالا فقط تحت تاثیر ویژگی های ارتباط برقرار كننده، پیام و محیط سازمانی نیست بلكه تحت تاثیر ویژگی ارتباط بین رئیس و مرئوس نیز قرار دارد. شكستن جو سكوت بین كارمند و مدیر آسان نیست زیرا این امر موضوعی نیست كه مستقیما قابل مشاهده باشد.
سكوت ناشی از ترس كاركنان از عواقب گفتار و اظهارنظرات است. شاید از بین بردن این ترس و تشویق پرسنل به شكستن قفل سكوت كار ساده ای نباشد اما یكی از راهكارهایی كه برای ایجاد حس اعتماد مفید به نظر می رسد، حضور صمیمانه مدیران ارشد میان پرسنل و ایجاد یك تریبون پرسش و پاسخ است كه این مهم در شركتهای بزرگ می تواند در فواصل زمانی مشخص و در سالن و واحدهای متفاوت با اطلاع رسانی قبلی صورت گیرد.
در سیستم مدیریت بسته، تمایل سازمان ها به ممانعت كارمندان در بیان عقاید و فیدبك ها، نه تنها تصمیم گیری سازمانی را در معرض خطر قرار می دهد بلكه واكنش های نامطلوب ازسوی كاركنان ایجاد می كند. بنابراین پیامدهای مخرب سكوت سازمانی متوجه كارمندانی خواهند بود كه احساس می كنند برای آنها ارزش قائل نشده اند و دچار ترس سیستمی می شوند. این احساس ترس بر تعهد و اعتماد سازمانی اثر می گذارد. اگر كارمندان احساس ترس از ابراز نظرات خود داشته باشند و فكر كنند كه سازمان برای آنها ارزش قائل نمی شود، احتمال این كه به سازمان ارزش نهند و یا به آن اعتماد كنند، كم خواهد بود. از پیامدهایی كه از كاهش تعهد و اعتماد حاصل می شوند میتوان به انگیزه داخلی و رضایت كمتر، طفره روانشناختی و یا حتی تغییر و بازگشت نام برد. پس می توان در یك سیستم مدیریت شناور با ایجاد یك جو مساعد، كاهش ترس كاركنان را برای اظهارنظر و مشورت موجب شد و سكوت سازمانی را به حداقل رساند.
در این راهکار مدیران می توانند با استقرار نظام پیشنهادات، پرسنل را تشویق به ارائه نظرات در امور جزیی و کلان سازمان نمایند. برای اثربخشی بیشتر و تشویق كاركنان به مشاركت بیشتر در ارائه پیشنهادات می توان از پاداش های مناسب برای افرادی كه سازنده ترن و خلاقانه ترین نظرات را ابراز نمودند، در نظر گرفت. فراموش نكنید باید تلاش شود از هر طریق ممكن اعتماد پرسنل به مشاركت در ارائه نظرات و تصمیم گیری ها جلب شود و با ایجان ارتباط باز و آزاد در سازمان به منظور كاهش جو سكوت و تبادل اطلاعات و ایده های كاركنان اقدام نمود.
كارمندان همیشه به دنبال این هستند كه بتوانند در امور جاری سازمان اظهارنظر كنند زیرا بهترین و مهمترین راهی كه كاركنان از طریق آن نسبت به محیط خود احساس كنترل به دست میآورند، بیان عقاید و اظهارنظرهای آنان در امور مختلف سازمان است. بنابراین وقتی مانع از صحبت كردن آنها می شویم، احساس می كنند كه كنترل كافی نسبت به محیط كاری خود ندارند. حس عدم كنترل تاثیرات مخرب متعددی دارد از جمله كاهش انگیزه نارضایتی، ناراحتی در اثر استرس، ممانعت فیزیكی و روانشناختی و حتی انحراف های دیگر. پیامدهای اینگونه مقاومت ها شاید بیانگر تلاش آنان در كسب كنترل باشد. اگركارمندان احساس كنند كه نمی توانند از طریق بیان عقاید خود و یا دیگر ابزار اعمال كنترل نماید، ممكن است سعی كنند كنترل را به طرق مختلف نشان دهند كه برای سازمان تاثیر مخرب دارد.
یكی از دلایل ایجاد سكوت مطیع در كاركنان عدم توانایی مدیریتی و عدم آشنایی مدیران به تكنیك های مدیریتی می باشد. چرا كه متاسفانه در بسیاری از موارد مدیران سازمانها اعم از عملیاتی و یا میانی، همان سرپرستان و سركارگران قدیمی می باشند كه صرفاً به دلیل توانایی های فنی، ارتقای عمودی پیدا كرده اند. امروزه در حالی این مدیران سرپرستی دهها كارمند را بر عهده دارند كه فاقد هر گونه مهارت ادراكی و انسانی در برقراری ارتباط صحیح سازمانی می باشند. متاسفانه چنین مدیرانی خود به تنهایی بزرگترین مانع و چالش سازمانها در ایجاد فضای بانشاط سازمانی می باشند و رفتار ناصحیح چنین مدیرانی دلیل اصلی بی انگیزگی كاركنان و كاهش بهرره وری منابع انسانی می باشد. بنابراین با توانمندسازی مدیران و آموزش صحیح تكنیك های مدیریتی و در نهایت چگونگی رفتار صحیح سازمانی در برقراری ارتباط بین رئیس و مرئوس، می توان بسیاری از مشکلات موجود را برطرف و مانع از قهر و سكوت كاركنان در سازمان شد.
نکته: ارزیابی عملکرد پرسنل یک راهکار موثر در جهت افزایش انگیزه‌ی کارکنان می باشد زیرا کارکنانی که بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهند، به‌عنوان افراد باارزش شناخته شده و متناسب با همین ویژگی‌ها با آنها برخورد می‌شود.
یكی از دلایل قهر و سكوت سازمانی عدم ارتقا و فریز شدن شغلی كاركنان است. این در حالی است که مدیران ارشد با نادیده گرفتن بسیاری از استعدادها در داخل سازمان، متاسفانه در خارج از سازمان به دنبال نیروهای كلیدی و مستعد می گردند. در نتیجه این فرایند بسیاری از استعداد های درون سازمان به دلیل ضعف مدیریتی ناشناخته باقی می مانند كه در نهایت منجر به بی انگیزگی سكوت سازمانی و ترك سازمان از طرف آنان می شود. اتخاذ استراتژی مدیریت استعداد و جانشین پروری به سازمان ها اجازه می دهد كه مشاغل كلیدی، جانشین های بالقوه و شكاف های مهارتی را شناسایی كرده و به كاركنان، گزینه های شغلی موجود و ابزارهایی برای برنامه ریزی و دستیابی به اهداف شغلی شان ارائه كنند. برنامه های جانشین پرروری كه با مسیر شغلی افراد گره خورده است روحیه كاركنان و بهرره وری آنان را افزایش داده و با افزایش تعلق سازمانی، منجر به کاهش سکوت سازمانی می شود.
یكی از نشانه های ناهنجاری های شناختی در كاركنان، رفتارهای تناقض گونه و متضاد آنان است. به عنوان مثال هنگامیكه بین آنچه فرد در پشت درهای بسته بیان می كند با آنچه در عیان و آشکار به زبان آورد، اختلاف زیادی مشاهده شود، نشانه دهنده بروز ناهنجاری های شناختی در آنها است و البته سكوت سازمانی منجر به افزایش ناهنجاری شناختی می شود. ناهنجاری شناختی یا وضعیت بر خلاف میل، زمانی ایجاد می شون كه بین اعتقادات فرد و رفتار وی تناقض مشاهده شود. در مواردی كه نه عقاید و نه رفتار فرد به آسانی قابل تغییر نباشد افراد در وضعیت ناهنجاری طولانی به سر خواهند برد كه احتمالا منجر به استرس و نگرانی می شود. بنابراین با كم كردن ناهنجاری در كارمندان می توان سكوت سازمانی را كاهش داد و بدین وسیله آنها را وادار به ابراز عقاید و نظرات خود کرد و درنتیجه سکوت سازمانی حاکم بر سازمان نیز تعدیل خواهد شد.
یكی از برجسته ترین تاثیرات سكوت سازمانی به تصمیم گیری سازمانی و تغییر مربوط می شود و هم چنین تحقیقات گسترده در مورد تصمیم گیری گروهی نشان می دهد، كیفیت تصمیم گیری زمانی بیشتر می شود كه رویكردها و گزینه های مختلف در نظر گرفته شوند. در نتیجه راهكار ایجاد فضای تصمیم گیری در سازمان توسط مدیریت شناور منجر به كاهش سكوت سازمانی و نهایتاً پیامدهای مرگبار آن می شود. این در حالی است كه بسیاری از سازمانها از كمبود صدای كارمند رنج می برند به ویژه درمورد مشكلات و یا تصمیماتی كه به اعتقاد كارمندان راهكارهای جاری بر رفع آن عاقلانه نیستند. بنابراین وقتی مسئله این باشد و كارمندان در تصمیم گیری ها نقشی نداشته باشند كیفیت تصمیم گیری كاهش می یابد. پس باید نظرات كارمندان بصورت معقول و به جا باشد تا موثر واقع شود تا در پی ان سکوت مرگبار سازمانی نیز تعدیل شود.
کلیه حقوق مادی و معنوی وب سایت محفوظ می باشد. طراحی پارس اوستا
