دکتر علیرضا زارع زیدی
کوچ و مشاور منابع انسانی
کوچ و مشاور منابع انسانی
تجزیه و تحلیل شغل و گریدینگ شغلی در سازمان، بخش مهمی از وظایف مشاور منابع انسانی و یا مدیریت منابع انسانی محسوب شده و عبارت است از فرایندی که از طریق آن ماهیت و ویژگیهای هریک از مشاغل در سازمان بررسی و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری و ارائه می شود. تجزیه و تحلیل شغل به مدیران کمک می کند که بتوانند مهارتهای مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز شغل توسط کارکنان و سطوح هر یک از این مهارتها را تعیین کنند. نیروی انسانی در سازمان‌های امروزی به عنوان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های مجموعه به حساب می آید و مدیران منابع انسانی همواره تلاش می کنند تا با تمرکز بر پیوند شغل و شاغل، تجزیه و تحلیل شغل و غنی سازی، زمینه لازم برای گسترش مشاغل و پیشرفت متصدیان را فراهم کنند. یکی از ابزارهای کارآمد که در جهت توسعه منابع انسانی استفاده می‌شود، تجزیه و تحلیل شغل است. هدف از تجزیه و تحلیل شغل جمع آوری اطلاعات کافی مربوط شغل و دیگری شاغل است. این اطلاعات به عنوان بنیانی مهم در طراحی ساختار سازمان، طراحی شغل، شرایط و نحوه گزینش و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش، بهبود مدیریت، مدیریت کارراهه و ارزیابی مشاغل محسوب می شود. در ادامه این مطلب می خوانیم:
تجزیه و تحلیل شغل، به عنوان فوندانسیون و یا گام اولیه برای ایجاد فرایندهای منابع انسانی و پیاده سازی سیستم تولید ناب می باشد. تجزیه و تحلیل شغل، فرایند تعیین و ثبت تمام اطلاعات مربوط به یک شغل خاص، از جمله وظایف مربوط ، دانش و مهارت لازم برای انجام کار، مسئولیت های مربوط به شغل و توانایی های لازم برای انجام موفقیت آمیز کار است. درواقع تجزیه و تحلیل شغل در مدیریت منابع انسانی (HRM) به فرایند شناسایی و تعیین وظایف، مسئولیت ها و مشخصات یک شغل معین اشاره دارد. این شامل مجموعه ای از داده های مورد نیاز برای جمع آوری شرح شغل است که فرد مناسب را برای ایفای نقش جذب می کند. تجزیه و تحلیل شغل در HRM به تعیین سطح تجربه، مدارک، مهارتها و دانش مورد نیاز برای انجام موفقیت آمیز شغل کمک می کند.
یکی از وظایف موسساتی که خدمات مشاوره مدیریت ارائه می دهند آموزش روش های جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل شغل به متولیان منابع انسانی سازمان متبوعه می باشد. روش های جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل شغل عبارتند از:
مشاهده مستقیم یکی از روش های تجزیه و تحلیل شغلی است که برای جمع‌آوری اطلاعات درباره مشاغل نسبتا ساده و مشاغلی که تکراری و زمان انجامشون کوتاه است، استفاده می شود و برای مشاغلی که پیچیده هستن و یا مدت زمان طولانی رو نیاز دارند، امکان‌پذیر نیست.
برای انجام مشاهده مستقیم، باید افراد متخصصی رو بکار گرفت. افرادی که بدونن دنبال چه چیزی هستند و از چه چیزهایی باید یادداشت برداری کنند. روش کار به این صورت هست که فرد تحلیلگر با زیر نظر گرفتن اجرای کار توسط افراد، اطلاعات زیر رو استخراج و یادداشت برداری کند:
*چه کاری، به چه صورت انجام می شود؟
* مدت زمان انجام دادن وظایف اون شغل چقدر است؟
*شرایط محیطی کار چطوره؟
*چه ابزارآلاتی نیاز هست؟
نکته: فردی که این مشاهده رو انجام میدهد، باید حواسش باشه که حضورش در محیط کار، در روال عادی انجام کار اختلالی ایجاد نکند، وگرنه نتیجه‌ای که به دست میاد، قابل اطمینان نیست و اعتبار چندانی ندارد.
تجزیه و تحلیل شغلی همچنین از طریق مصاحبه با سرپرست و کارمند به صورت فردی یا گروهی حاصل نیز شود. مصاحبه حضوری یک روش موثر برای جمع آوری اطلاعات شغلی است، زیرا صاحبان مشاغل بیشتر با این شغل آشنا هستند. این روش می تواند اطلاعاتی در مورد فعالیت های استاندارد و غیر استاندارد شغل ارائه دهد و می تواند اطلاعات به دست آمده از طریق مشاهده شخصی را تکمیل کند.
مصاحبه به دو بصورت باز یا بسته انجام می شود. مصاحبه باز، چارچوب مشخصی ندارد و سوالات از قبل تعیین نشدن و یا خیلی محدود هستند. هیچ قضاوت قبلی درباره اینکه چه پاسخی درست و چه پاسخی اشتباه هست، وجود ندارد و مهمتر از همه اینکه به مصاحبه‌شونده اجازه داده می شود که خودش بحث رو به جاهایی ببره که فکر میکنه مهم هست. اما در مقابل، مصاحبه بسته دارای چارچوب است و سوالات از قبل تعیین شدند. مصاحبه‌گر سوالات رو بطور منظم و به ترتیب میپرسد. وقتی سوالات از پیش تعیین شده باشد، به این معنی هست که جنبه‌های مختلف شغل در نظر گرفته شده و اطلاعات جامع‌تری از اون شغل به دست میاد.
در این روش پرسش نامه ای از ویژگی های شغلی طراحی می شود و از کارکنان و افراد مطلع خواسته می شود تا از طریق پرسش نامه وظایف و مسئولیت های یک شغل مورد نظر را تعیین کنند. درواقع پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل شامل هر دو نوع سوالات عینی و قضاوتی هست.
برای تجزیه و تحلیل مشاغل فعلی، اول فرم پرسشنامه رو به متصدی شغل می دهند تا تکمیل کند. بعد فرم تکمیل شده توسط سرپرست اون فرد تایید شده و سپس به کارشناس تجزیه و تحلیل شغل داده می شود. اما برای تجزیه و تحلیل مشاغل جدید، پرسشنامه برای فردی فرستاده می شود که قراره سرپرست متصدیان این مشاغل رو به عهده داشته باشد.
نکته: پرسشنامه تهیه شده باید تمام جنبه های مربوط به شغل مانند وظایف و رفتارها را پوشش دهد. استفاده از این روش کمتر وقت گیر و مقرون به صرفه است اما چارچوب بندی پرسشنامه ها کار آسانی نیست.
در این روش از تجزیه و تحلیل شغلی از کارکنان خواسته می شود آنچه روزانه انجام می دهند را در دفترچه ای یادداشت کنند. ثبت روزانه، اطلاعات دست اولی به تحلیلگر میدهد اما کار وقت‌گیری هست و مدت زمان زیادی باید بگذره تا همه وقایع یک شغل رو ثبت کنیم. به همین علت تهیه گزارشات زمان بر و پرهزینه است.
نکته: اگراین دفترچه با مصاحبه هایی که با کارگر یا کارمند و سرپرست وی انجام می شود تکمیل شود آنگاه تصویری کامل از نوع کار را ارائه می دهد.
در این روش، جلساتی تشکیل شده و از افرادی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارند، نظرخواهی می شود. اگرچه در این روش، اطلاعات مفیدی به دست میاد اما برداشتی که متصدی شغل از شغلش دارد و همچنین واقعیات شغل نادیده گرفته می شود.
این مطلب را از دست ندهید: عوامل موثر بر رضایت شغلی
بیشترین هدف و کاربرد تجزیه و تحلیل شغل، ایجاد معیاری برای انتخاب و گزینش می باشد. در تجزیه و تحلیل شغل کوشش می شود که ویژگی های شغلی و ویژگی های فردی مرتبط با شغل به طور مشروح بیان شود. بدین سبب در فرآیند استخدام می تواند بسیار مفید باشد و موجب رضایت کارکنان شود.
در بسیاری از سازمان ها ابتدا فردی با ویژگی های مناسب شخصیتی استخدام می شود و سپس براساس ویژگی های شغلی مرتبط آموزش می بیند. برای نیازسنجی این آموزش ها می توان از ابزار پرسشنامه استفاده نمود.
ارزیابی صحیح دستمزد برای هر شغل همواره یکی از دغدغه های مدیران می باشد. برای کمک به این وظیفه فرآیند شناخته شده ای بنام ارزشیابی مشاغل به کار گرفته می شود تا در تعیین ارزش پولی شغل اقدام مناسب به عمل آید.
نکته: تعیین موفق ارزش های مربوط به هر شغل در داخل سازمان مستلزم این است که شغل با در نظر گرفتن ویژگی های معین آنها تجزیه و تحلیل شوند.
از دیگر کاربردهای تجزیه و تحلیل شغلی ارزیابی عملکرد است. تجزیه و تحلیل شغلی مکمل ارزیابی عملکرد کارکنان است. همه سرپرستان و مدیران باید عملکرد کارمندان خود را حداقل یک بار در سال ارزیابی نمایند.
از طریق تجزیه و تحلیل شغلی و سنجش شرایط مطلوب کاری می توان ایمنی شغلی را بهبود بخشید. در سازمان ها ممکن است شغل هایی وجود داشته باشد که کارکنان را در معرض خطر قراردهد. کارگرانی که با ابزار و تجهیزات سروکار دارند در معرض اینگونه خطرها هستند. اجرای دقیق یک تجزیه و تحلیل شغل افراد را قادر به شناسایی موارد ضروری در انجام شغل و به کارگیری ابزار مورد نیاز می سازد.این شناخت برای حفظ بهداشت و ایمنی افراد مناسب است.
تجزیه و تحلیل شغل کاری تخصصی است و برای این که درست و قابل اعتماد باشد، تنها از عهده کارشناسان ماهر و تعلیم دیده بر می آید. تجزیه و تحلیل شغل، وظیفه ای در اداره امور پرسنل یا به عنوان زیر مجموعه ای در اداره مهندسی صنایع سازمان جای دارد. در بعضی از سازمان ها که تجزیه و تحلیل شغل اهمیت دارد، واحد مستقلی در سازمان ایجاد می شود که تنها وظیفه آن کار شکافی است.
کلیه حقوق مادی و معنوی وب سایت محفوظ می باشد. طراحی پارس اوستا
