دکتر علیرضا زارع زیدی
کوچ و مشاور منابع انسانی
کوچ و مشاور منابع انسانی
شرح شغل ابزاری برای استخدام، تعیین محدوده حقوق و سطوح یا نمرات، ایجاد عناوین شغلی، ایجاد اهداف و مقاصد شغلی کارکنان و انجام بررسی عملکرد است. اگرچه نوشتن و تدوین شرح شغل می تواند چالش برانگیز باشد، اما سازمان ها می توانند از یک نمونه شرح شغل مشخص برای جذب کارکنان خلاق و با استعداد استفاده کنند و آنها را برای مدت طولانی در شرکت متمرکز و شاد نگه دارند. در شرح شغل، وظایف، مسئولیت ها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج و توضیح داده می شود که متصدی شغل چه وظایفی را چگونه و در چه شرایطی انجام دهد.
شرح شغل سندی است که به بیان وضوح الزامات شغلی، وظایف، مسئولیت ها و مهارت های شغلی مورد نیاز یک نیرو مستقر شده یا شخصی که قرار است در سازمان مشغول شود، می پردازد. به عبارت ساده تر شرح شغل اطلاعاتی شامل نوع کار، وظایف، محل کار، حقوق، مسئولیت ها و… است که نوشتن و تهیه آن بر عهده مدیر و مشاور منابع انسانی می باشد. شرح شغل مشخص می کند که چه کاری انجام می شود، چرا انجام می شود، کجا انجام می شود، و به طور خلاصه، چگونه انجام می شود.
مولفه های شرح شغل عبارت است از :
1. شناسنامه شغل
در شناسنامه شغل اطلاعاتی مانند عنوان شغل، شمار پست سازمانی، تاریخ، تصویب کننده، جایگاه شغل در پست سازمانی و رتبه شغل درج می شود.
2. خلاصه شغل
در این قسمت از فرم، وظایف اصلی شغل به طور کلی و نوع ارتباط اداری متصدی شغل با سایرین داخل و خارج سازمان بیان شده است.
3. شرح وظایف، اختیارات و مسئولیت ها
این قسمت مختص به شرح دقیق وظایف و مسئولیت های شغل می باشد. به این معنا که هر یک از وظایف شغلی اصلی فهرست شده و در مورد هر کدام توضیح مختصری ارائه شده است.
4. معیار سنجش عملکرد
معیارهای عملکرد مولفه ای است که در برخی موارد در فرم شرح شغل نیز هست. معیار عملکرد باید انتظارات مسئولان از کارکنان را به طور صریح و دقیق بیان کند.
5. شایستگی ها
در برخی موارد، شایستگی‌های عمومی در شرح شغل گنجانده شده است تا به مدیران در انتخاب کارکنان مناسب کمک کند.
6. مهارت و توانایی ها
در برخی موارد لازم است که مهارتها و توانایی های لازم برای انجام شغل، در شرح شغل آورده شود.
7. شخصیت
در برخی از سازمانها ویژگیهای شخصیتی نیز در شرح شغل آورده می شود تا تناسب بین شغل – شاغل و شاغل – سازمان بهتر صورت پذیرد.
8. شرایط کار
شلوغی، اشعه، گرما یا سرمای شدید، خطرات شغلی، آلودگی صوتی و سروصدا، آلودگی هوا
نکته: در ایران هنوز هیچ سایت شرح شغل حرفه‌ای ایجاد نشده و تنها نمونه فرم‌هایی وجود دارد که می‌توانید آنها را دانلود کنید.
استفاده از شرح شغل برای مدیریت کارمندان به ویژه در سازمان های بزرگ ضروری می باشد. شرح شغل نقش و مسئولیت پذیری افراد را مشخص می کند و اهمیت زیادی دارد زیرا
1. سازمان را قادر می سازد تا نقش ها را ساختاردهی و به طور یکسان مدیریت کند، بنابراین کارایی و اثربخشی استخدام، آموزش و توسعه، ساختار سازمانی، گردش کار و فعالیت ها، خدمات به مشتریان و غیره را افزایش می دهد.
2. امکان ایجاد دیدگاه واقعی (در مقابل غریزی) را برای کارمندان و مدیران در برنامه ریزی پیشرفت شغلی و جانشین پروری فراهم می کند. در مورد ضرورت جانشین پروری در سازمان چه می دانید؟
3. هر فرد حرفه ای که عاشق حرفه خود باشد جذب یک شرح شغل مفصل و توصیفی می شود. از این رو سازمان می تواند بهترین کارمند را استخدام کند.
4. بهره وری را افزایش می دهد. شرح شغل خوب می تواند کلید ایجاد انگیزه و شادی در کارکنان باشد و کارمندان پر جنب و جوش و پر نشاط کارکنانی مولد هستند که نه تنها به وظایف خود بلکه فراتر از آن نیز عمل می کنند.
5. انتظارات کارفرما از کارمند را روشن می کند.
6. مبنای اندازه گیری عملکرد شغلی را فراهم می کند.
7. توصیف روشنی از نقش برای نامزدهای شغلی ارائه می دهد.
این مطلب را نیز از دست ندهید: دلایل خروج کارکنان از سازمان
شرایط احراز شغل از ویژگیهای فرد شاغل صحبت می کند و معمولا در قسمتی از فرم شرح شغل گنجانده می شود. بعد از تشریح ویژگیهای شغل، گام بعدی تعیین خصوصیات، قابلیت ها، تجربیات و مهارت هایی است که متصدی شغل باید داشته باشد. شرایط احراز به نیازمندیها و الزامات لازم برای انجام یک شغل که شامل دانش، مهارتها، توانایی ها، قابلیت ها اشاره دارد. برای شناسایی این صفات و خصوصیات بهتر است از نظر کارشناسان، سرپرستان و مدیرانی است که با شغل آشنایی دارند، استفاده شود. از آنان بخواهید تعیین کنند که شخص مناسب برای این شغل باید دارای چه تحصیلات، تخصص و مهارت هایی باشد، چه دوره هایی را گذرانیده باشد و تواناییهای جسمی، فکری و احساسی وی در چه حدی باشد تا بتواند با شایستگی کامل شغل را انجام دهد.
نکته: فرم شرایط احراز شغل یک راهنمای خوبی برای استخدام کارمند مناسب است و مشخص می کند که به دنبال چه افرادی با چه خصوصیاتی باشید و چه آزمون هایی برای انتخاب افراد طراحی شود.
نمونه شرح شغل فهرستی است که به طور دقیق تمام مسئولیت های افراد در بخش های مختلف سازمان را مشخص می کند. بنابراین، هر موقعیت شغلی نیاز به توصیف مناسب دارد. در واقع مدیر منابع انسانی یا مدیر عامل یک سازمان باید پست های مختلف را تجزیه و تحلیل کند و بر اساس آن شرح وظایف را بنویسد.
نکته: یک نمونه شرح شغل عالی باید فهرست وظایف و مسئولیت های شغلی را برای هر شغل در شرکت شما ساده کند.
یک موقعیت شغلی را باید از دو جهت مورد بررسی قرار داد.
1. شرح موقعیت شغلی (Job Description)
2. شرح ویژگی‌ها و تواناییهای فرد مناسب برای فعالیت در موقعیت شغلی (Job Specification)
نکته: پس از تکمیل شرح شغل، از شخص دیگری بخواهید آن را بخواند تا مطمئن شوید که برای کارمندان آینده به راحتی قابل درک است.
1. داوطلبان را با قوانین و مقرراتی سازمان آشنا کنید. آنها باید بدانند که قرار است وارد چه محیط کاری شوند. و تصمیم بگیرید که آیا این مقررات با شرایط آنها سازگار است یا خیر؟ در مورد شرایط مورد نیاز خود بنویسید. بگویید که داوطلبان باید دارای چه سطح تحصیلات و تجربه کاری باشند. بخش شرایط و ضوابط معمولاً ترسناک ترین قسمت برای یک داوطلب است. اینجاست که بسیاری احساس می‌کنند هیچ شانسی برای قبولی ندارند، در حالی که در موقعیت خوبی برای پذیرش شغل هستند. پس بهتر است خیلی سخت نگیرید و موردهای مناسب را فراری ندهید!
2. مسئولیت ها و وظایفی که قرار است متصدی شغل به عهده بگیرد را به طور کامل و واضح توضیح دهید. اجازه دهید فرد بداند که باید در قبال چه چیزی پاسخگو باشد تا بهتر بتواند در مورد فرصت شغلی فکر کند و تصمیم بگیرد.
3. از بکار بردن جملات و کلمات مبهم در فرم شرح شغل اجتناب کنید. کلمات و عباراتی نظیر “تلاش در جهت …”، “اهتمام نسبت به …”، “همکاری با … در راستای….” و … عباراتی از این دست، ابهام آمیز بوده و صرفا” سبب ناکارآمدی داوطلب خواهد شد.
نکته: ذکر کلمات تخصصی در شرح وظایف بلامانع و گاه ضروری است; به خصوص در هنگام تدوین شرح وظایف مشاغل تخصصی و پیچیده.
4. برای مشاغل طراحی شده، عناوین رسا و جذّاب انتخاب کنید. عنوان شغل، تاثیر زیادی بر انگیزه داوطلب شغل و شکل دهی هویّت مستقل برای شغل دارد. آیا با راههای ایجاد انگیزه در کارکنان آشنایی دارید؟
5. در هنگان نوشتن شرح شغل حتما به جزئیات چون ساعات کاری را در نظر بگیرید. سعی کنید در بین وظایف و مسئولیت‌های تمام جایگاه‌های شغلی تعادل وجود داشته باشد.
اکثر سازمان ها هنگام استخدام کارمندان جدید از شرح شغل در آگهی های شغلی خود استفاده می کنند. شرح شغل توصیف کاملی از یک موقعیت کاری، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن، مهارت‌های بالقوه مورد نیاز و جایگاه آن در نمودار سازمان است. اما شرح وظایف شغلی مشخص تر است و شامل وظایفی است که توسط یک کارمند انجام می شود تا شرح شغلی را برآورده کند. در واقع شرح وظایف یک نمای کلی از نقش‌ها، مسئولیت‌ها، حداقل الزامات مورد نیاز برای آن موقعیت، و همچنین یک دید کلی از حقوق و مزایا را به افراد می دهد. شرح وظایف بسته به نیازهای متغیر کارفرما می تواند تغییر کند.
کوچک ترین واحد کار که وظایف مشابه در آن جمع مى شود، شرح شغل نامیده مى شود که پایه و هسته مرکزی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی محسوب می شود. تجزیه و تحلیل شغل به دنبال تعیین وظایف مشاغل و ویژگی های انسانی مورد نیاز برای انجام آن مشاغل در یک سازمان است. شرح شغل دارای مولفه های مختلفی نظیر شناسنامه شغل، خلاصه شغل، شرح وظایف، اختیارات، مسئولیت ها و … که باعث بهره وری سازمان و افزایش انگیزه و نشاط در کارکنان می شود.
کلیه حقوق مادی و معنوی وب سایت محفوظ می باشد. طراحی پارس اوستا
